La entrada en vigor del sistema VeriFactu en 2026 ha generado muchas dudas sobre el uso de Word y Excel para emitir facturas, especialmente entre autónomos y pequeñas empresas que llevan años utilizando estos formatos.
La pregunta es clara: ¿seguirán siendo válidos los Excel y Word en VeriFactu? La respuesta depende de cómo los utilices. No es el programa lo que importa, sino el uso que se le da.
En este artículo, desde Aster Asesoría, te explicamos en qué casos será necesario revisar los programas de facturación.
Cuándo Excel o Word no se consideran un sistema informático de facturación
Si utilizas Word o Excel simplemente como una plantilla básica para escribir las facturas, no se considera que estés usando un SIF. En ese caso, no necesitas adaptarte a VeriFactu.
Esto implica que se introducen por escrito manualmente los datos del cliente, la fecha, los importes y el IVA sin ninguna automatización. Se guarda el archivo en PDF y se lo envía al cliente.
En estos casos, se puede facturar con Excel en 2026 sin necesidad de incluir código QR ni cumplir con los requisitos de VeriFactu.
Cuándo Excel o Word sí se consideran un sistema informático de facturación
La situación cambia cuando el archivo de Excel o Word empieza a hacer funciones automáticas, como calcular totales o numerar facturas.
Si el documento incluye macros, fórmulas avanzadas, registros de clientes o exportación de datos, entonces se considera un SIF y entra en el ámbito de VeriFactu.
En ese caso, se deberá cumplir con los requisitos de emisión de facturas VeriFactu y adaptar el sistema antes de 2026 para evitar sanciones.
Criterios para saber si tu sistema debe adaptarse a VeriFactu
Existen algunas preguntas que puedes hacerte para saber si tu Excel o Word requiere adaptación. Si la respuesta es sí a dos o más, posiblemente estés usando un SIF:
- ¿Tu Excel genera numeración automática de facturas?
- ¿Calcula los totales e IVA de forma automática?
- ¿Guarda un registro de las facturas emitidas?
- ¿Utiliza macros, bases de datos o exportaciones?
En estos casos, el sistema ya no es simplemente Word o Excel, sino un programa de facturación no homologado.
Qué implica ser un sistema informático de facturación
Un SIF debe cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude y con el Reglamento VeriFactu. Esto significa que debe:
- Registrar cada factura con un identificador único.
- Guardar una huella digital (hash) de la emisión.
- Impedir el borrado o modificación sin trazabilidad.
- Incluir un código QR y una leyenda de factura verificable.
Cualquier archivo que automatice la emisión de facturas deberá garantizar estas condiciones para cumplir la normativa.
El calendario de aplicación: fechas clave
El reglamento establece dos fechas importantes para la adaptación a VeriFactu, dependiendo del tipo de contribuyente:
- Sociedades: desde el 1 de enero de 2026.
- Autónomos: desde el 1 de julio de 2026.
Por tanto, si tu sistema entra en la definición de SIF, deberás tenerlo adaptado a partir de esas fechas para evitar problemas con Hacienda.
Recomendaciones al usar Excel o Word para facturar
Si emites pocas facturas y tu plantilla es estática, puedes seguir como hasta ahora. No necesitas software adicional.
Pero si planeas seguir facturando con automatismos, lo mejor es que busques un software obligatorio de facturación en España en 2026 que cuente con certificación oficial.
También puedes optar por la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, diseñada para ayudar a autónomos a cumplir con VeriFactu sin invertir en herramientas privadas.
¿Y si sigues usando talonarios o facturas a mano?
Las facturas a mano o con talonario siguen siendo legales, aunque cada vez menos recomendables. No se consideran SIF y, por tanto, no requieren adaptación a VeriFactu.
Sin embargo, este tipo de facturación es poco práctica y propensa a errores. Si estás en este caso, es conveniente migrar a un sistema digital más seguro.
Cómo evitar errores y sanciones con VeriFactu
Para cumplir correctamente con los requisitos, es clave:
- Revisar si tu sistema actual tiene automatismos.
- Usar un programa que incluya los módulos VeriFactu exigidos por Hacienda.
Recuerda que el uso de un SIF no adaptado puede implicar multas de hasta 50.000 euros, además de problemas en caso de inspección.
Aster Asesoría, tu apoyo para entender Excel y Word en VeriFactu
En Aster Asesoría sabemos que el cambio a VeriFactu puede generar incertidumbre, especialmente si se lleva tiempo facturando con plantillas personalizadas.
Nuestro equipo está preparado para revisar el sistema actual, evaluar si requiere adaptación y, en caso necesario, acompañar en los nuevos procesos contables.
Ante cualquier duda sobre Excel y Word en VeriFactu, puedes contactar con Aster Asesoría. Te orientaremos con claridad y compromiso.
Preguntas frecuentes sobre Excel y Word en VeriFactu
¿Puedo seguir usando Excel para facturar en 2026??
Sí, siempre que no tenga automatismos que lo conviertan en un sistema informático de facturación (SIF). Si solo lo usas como plantilla manual, es válido.
¿Es obligatorio tener un software homologado por Hacienda?
Solo si tu sistema actual se considera un SIF. Si usas Word o Excel sin automatismos, no necesitas software adicional.
¿Las facturas en Word necesitan código QR?
No, salvo que el archivo automatice funciones como numeración o totales. En ese caso, ya se consideraría un SIF y sí requeriría QR.
¿Qué es exactamente un sistema informático de facturación?
Es cualquier programa que automatice la emisión, registro o gestión de facturas: numeraciones, cálculos, libros de IVA o exportación de datos.
¿Existe alguna herramienta gratuita que cumpla con VeriFactu?
Sí. La Agencia Tributaria ha publicado una aplicación gratuita de facturación adaptada al sistema VeriFactu, especialmente pensada para autónomos.
