Llevar la contabilidad en una asociación sin ánimo de lucro no es solo una obligación legal, sino una necesidad para garantizar que cada recurso se utilice correctamente.
¿Cómo justificar las donaciones recibidas? ¿Qué registros son obligatorios? ¿Cuáles son los errores que pueden generar problemas con Hacienda? Son dudas comunes entre quienes gestionan este tipo de entidades.
En Aster Asesoría, sabemos que la contabilidad puede parecer compleja, pero con una buena organización, todo es más sencillo. A continuación, te explicamos los puntos clave que necesitas conocer para que tu asociación funcione con total tranquilidad.
Claves para una contabilidad en estas asociaciones
Llevar una contabilidad clara y organizada es considerable para el buen funcionamiento de una asociación. Estas entidades deben cumplir con normativas que garantizan la transparencia y evitan sanciones.
1. Aplicar un plan general para estas entidades
Las asociaciones y fundaciones deben seguir el Plan General de Contabilidad para Entidades Sin Ánimo de Lucro (PGC ESFL), establecido en el Real Decreto 1491/2011.
Este marco contable regula la forma en que deben registrarse los ingresos, gastos y patrimonio de la entidad.
Aspectos clave del PGC ESFL:
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- Establece cuentas específicas para donaciones, subvenciones y cuotas de socios.
- Regula la presentación de cuentas anuales conforme a los criterios contables exigidos.
- Permite aplicar criterios simplificados para asociaciones pequeñas que no superen los 150.000 € de ingresos anuales.
2. Llevar un control detallado de ingresos y gastos
La normativa obliga a las asociaciones a reflejar con precisión el origen y destino de los fondos. Esto es importante para justificar las ayudas recibidas y demostrar que se están utilizando correctamente.
¿Qué ingresos deben registrarse?
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- Cuotas de socios y aportaciones voluntarias.
- Subvenciones públicas y privadas, diferenciando si son finalistas o no.
- Donaciones y legados, registrando correctamente su procedencia.
- Ingresos por actividades económicas, si la entidad desarrolla alguna actividad comercial.
Además, los gastos deben clasificarse según su naturaleza (gastos operativos, administrativos, de personal, etc.) para garantizar una gestión financiera clara.
3. Presentar las cuentas anuales según la normativa
No todas las asociaciones tienen la misma obligación de presentar cuentas, pero aquellas declaradas de utilidad pública y las fundaciones deben hacerlo obligatoriamente.
Obligaciones de presentación de cuentas:
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- Fundaciones: Deben presentar sus cuentas anuales ante el Protectorado de Fundaciones, según lo establece la Ley 50/2002.
- Asociaciones de utilidad pública: Deben presentar cuentas ante el Registro de Asociaciones según la Ley Orgánica 1/2002.
- Otras asociaciones: No están obligadas a presentar cuentas ante organismos públicos, pero deben llevar una contabilidad ordenada y someter sus cuentas a la aprobación de la Asamblea General.
Las cuentas anuales incluyen el balance de situación, la cuenta de resultados y la memoria económica, documentos que reflejan la actividad financiera de la entidad.
4. Cumplir con las obligaciones fiscales
Aunque las asociaciones no tengan ánimo de lucro, pueden estar sujetas a determinadas obligaciones fiscales. Es importante conocerlas para evitar sanciones por incumplimiento.
Impuestos y declaraciones más relevantes:
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- Impuesto sobre Sociedades: Aplicable a asociaciones que realicen actividades económicas no exentas. Si los ingresos por actividades económicas superan los 75.000 € anuales, deben tributar por ello.
- IVA: Si la entidad presta servicios sujetos a este impuesto, debe presentar declaraciones periódicas.
- Modelo 182: Declaración informativa de donaciones recibidas, obligatoria si se han recibido más de 100.000 € anuales en donaciones.
- Modelo 347: Declaración de operaciones con terceros que superen los 3.005,06 € en un año.
5. Mantener la transparencia en la gestión financiera
Una contabilidad clara y accesible genera confianza entre socios, donantes y administraciones públicas. La falta de transparencia puede derivar en la pérdida de subvenciones o incluso en la revocación de la utilidad pública de la entidad.
Medidas para garantizar la transparencia:
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- Publicación de informes financieros en la web o en reuniones con socios.
- Control interno mediante revisión periódica de cuentas.
- Sometimiento a auditorías externas cuando la ley lo exige (en el caso de fundaciones que superen los 2.400.000 € en activos o los 600.000 € en ingresos anuales).
6. Utilizar herramientas digitales para la contabilidad
Hoy en día, muchas asociaciones han optado por herramientas digitales que simplifican la contabilidad y facilitan la presentación de informes.
Beneficios de usar software contable especializado:
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- Automatización de registros contables, evitando errores manuales.
- Generación de informes financieros en pocos clics.
- Control de pagos y cobros, con seguimiento en tiempo real.
Algunos programas recomendados para asociaciones son Socius, Fundanet o Contasol, que permiten gestionar la contabilidad de forma eficiente y adaptada a la normativa.
7. Contar con asesoramiento profesional
La normativa contable y fiscal para asociaciones puede ser compleja, por lo que contar con asesoramiento especializado evita errores y facilita la gestión de la entidad.
En Aster Asesoría, ofrecemos un servicio especializado para asociaciones y fundaciones, asegurando que cumplan con todas sus obligaciones contables y fiscales sin complicaciones.
Ventajas de contar con asesoramiento experto:
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- Cumplimiento normativo sin errores.
- Optimización de la contabilidad y gestión de subvenciones.
- Evitar sanciones fiscales y problemas administrativos.
¿Cómo funciona la contabilidad en asociaciones sin ánimo de lucro?
Estas asociaciones tienen una estructura contable distinta a la de una empresa convencional.
Su objetivo no es generar beneficios, sino administrar de forma responsable los recursos que reciben, ya sea a través de donaciones, subvenciones o cuotas de socios.
Para garantizar una transparencia y cumplir con la normativa vigente, estas entidades deben llevar una contabilidad ordenada y adaptada a su actividad.
A diferencia de las sociedades mercantiles, que buscan maximizar sus ingresos, las asociaciones deben justificar cada euro recibido y demostrar que se ha destinado a los fines sociales que persiguen.
Gestiona la contabilidad de tu asociación con confianza
Llevar una contabilidad ordenada y transparente es clave para garantizar el correcto funcionamiento de una asociación sin ánimo de lucro.
Aplicar la normativa vigente, registrar correctamente los ingresos y gastos, cumplir con las obligaciones fiscales y utilizar herramientas adecuadas permite evitar errores y fortalecer la confianza de socios, donantes y administraciones.
En Aster Asesoría, contamos con un equipo especializado en la gestión contable y fiscal de asociaciones y fundaciones. Si necesitas asesoramiento para asegurar el cumplimiento de la normativa y optimizar la administración financiera de tu entidad, estamos aquí para ayudarte.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se debe organizar la contabilidad de una asociación pequeña?
Las asociaciones pequeñas pueden aplicar criterios contables simplificados si cumplen los requisitos de ingresos y activos. Lo más recomendable es llevar:
- Un registro básico de ingresos y gastos.
- Un control de subvenciones y donaciones.
- Cuentas anuales sencillas, si no están obligadas a auditoría.
¿Cuáles son los errores contables más comunes en las asociaciones sin ánimo de lucro?
- No registrar correctamente los ingresos y gastos.
- Mezclar actividades económicas con fondos de la asociación.
- No justificar subvenciones recibidas.
- No presentar cuentas anuales cuando es obligatorio.
¿Cómo se debe diferenciar la contabilidad de las actividades económicas y no económicas?
Es importante separar las fuentes de ingresos:
- Fondos exentos de impuestos: Donaciones, subvenciones, cuotas de socios.
- Ingresos sujetos a tributación: Venta de productos, prestación de servicios.
